Первичные документы при оформлении кассовых операций

Кассовые операции оформляются кассовыми документами (приходными и расходными кассовыми ордерами). Суммы операций в первичных кассовых документах записываются не только цифрами, но прописью.

Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Кассовые документы являются строго формализованными документами, не допускающими каких-либо исправлений, подчисток, помарок в них.

В настоящее время для учета кассовых операций используются типовые формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». К ним в частности, относятся КО-1 «Приходный кассовый ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

  • Прием наличных денежных средств оформляется приходно-кассовым ордером (КО-1). ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

  • Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется следующими типовыми первичными документами: расходно-кассовым ордером (КО-2), а для выдачи заработных плат и различных социальных пособий расчетно-платежной ведомостью (форма № Т-49) и или платежной ведомостью (форма № Т-53).

РКО подписывает руководитель, главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО необязательна.

При выдаче денег из кассы кассир требует предъявить документы, удостоверяющий личность получателя денег, фиксирует наименование и реквизиты такого документа.

ПКО и РКО подписываются кассиром и погашаются штампом «Оплачено» с указанием фактической даты.

  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации ПКО и РКО или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
  • Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей (экземпляров): 1 — вшивается в книгу, 2- отрывная.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии руководитель.

  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Применяется в случае, если организация имеет в штате нескольких кассиров и несколько кассовых аппаратов. Книга учета применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Таким образом, кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

  1. Оформляются первичные документы по приходы и расходу денежных средств (ПКО и РКО).
  2. ПКО и РКО регистрируются в журнале регистрации ПКО и РКО.
  3. На основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу. В кассовой книге кассир ежедневно подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денежных средств в кассе на следующее число.
  4. Кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с ПКО и РКО под расписку бухгалтера в кассовой книге.